Klauzula informacyjna administratora danych osobowych

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: Rozporządzenie) Xcomp spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa przedstawia następujące informacje:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia jest Xcomp spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Szczecinie (71-010) przy ul. Białowieskiej 6B, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem: 0000385091, NIP: 955-19-45-132; REGON: 811914821, dalej Administrator.
• Z Administratorem można się skontaktować:
  • osobiście: w siedzibie Administratora (ul. Białowieska 6b, 71-010 Szczecin)
  • za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@xcomp.pl
  • telefonicznie, pod numerem: +48 91 31 23 461
  • pisemnie: na adres siedziby Administratora
• Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw przysługujących na mocy Rozporządzenia:
  ➢ pisemnie: na adres siedziby Administratora
  ➢ za pośrednictwem adresu e-mail: iod@xcomp.pl
  ➢ telefonicznie, pod numerem: +48 91 31 23 461
• Administrator przetwarza w szczególności następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych:
  ➢ dane identyfikujące (np. imię, nazwisko, stanowisko służbowe, firma),
  ➢ dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres miejsca pracy lub adres prywatny (zamieszkania) w przypadku zleceń napraw serwisowych,
• Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od Pani\Pana lub osób trzecich (pracodawców/współpracowników) jak również:
  ➢ w związku z postępowaniami przetargowymi,
  ➢ w związku z działaniami marketingowymi,
  ➢ ze źródeł powszechnie dostępnych (np. KRS, CEIDG, sieć Internet, portale społecznościowe, strony internetowe, publikacje, materiały reklamowe i promocyjne.
• Pani/Pana dane będą przetwarzane przez Administratora w procesie poprzedzającym zawarcie umowy oraz w celu:
  ➢ realizacji i obsługi zawartych umów,
  ➢ realizacji i obsługi procesów sprzedaży,
  ➢ realizacji i obsługi prac wdrożeniowych i serwisowych,
  ➢ przeprowadzania kampanii marketingowych (o ile wcześniej wyraźnie nie odmówiono udzielenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych w formie marketingu bezpośredniego), polegających na informowaniu o istotnych,z punktu bezpieczeństwa danych kontrahentów, rozwiązaniach systemowych i sprzętowych oraz organizacji spotkań i szkoleń. Przetwarzanie danych osobowych na wyżej wymienione potrzeby mieści się w zakresie działalności gospodarczej Administratora, jednocześnie przetwarzanie danych jest niezbędne, aby mógł on tworzyć i dostarczać kontrahentom produkty i rozwiązania zwiększające poziom bezpieczeństwa ich danych.
• Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na podstawie:
  ➢ art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia, tj. zgody pochodzącej bezpośrednio od Pani/Pana
  ➢ art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia, tj. w celu wykonania umowy, realizacji procesów sprzedaży, zlecania prac wdrożeniowych i serwisowych, której Pan/Pani lub Pani/Pana pracodawca/mocodawca są stroną lub do podjęcia działań, przed zawarciem umowy, realizacji procesów sprzedaży,
  ➢ art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze m. in. w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych;
  ➢ art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia, tj. w oparciu o niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią. Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora polegają na:
  − realizacji interesów ekonomicznych Administratora oraz zapewnieniu bezpieczeństwa usług i produktów przez niego oferowanych (o ile wcześniej wyraźnie nie odmówiono udzielenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych w formie marketingu bezpośredniego) poprzez oferowanie:
  • świadczenia usług informatycznych i serwisu,
  • sprzedaży, montażu i wdrożenia sprzętu komputerowego,
  • sprzedaży i wdrożenia systemów,
  • tworzenia, rozwoju oraz sprzedaży oprogramowania,
  • przeprowadzania spotkań i szkoleń, w drodze przeprowadzanych przez Administratora kampanii marketingowych informujących o istotnych z punktu bezpieczeństwa danych kontrahentów Administratora rozwiązaniach systemowych i sprzętowych, niezbędnych, aby Administrator mógł tworzyć i dostarczać kontrahentom produkty i rozwiązania zwiększające poziom bezpieczeństwa ich danych,
  − przetwarzaniu danych w celach obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń związanych z zawieranymi umowami,
  − zapewnieniu wiarygodnej identyfikacji kontrahenta i osób działających w jego imieniu.
• Pani\Pana dane osobowe będą przetwarzane:
  ➢ przez okres obowiązywania umowy z Administratorem na świadczenie przez niego usług lub realizacji umowy sprzedaży;
  ➢ po zakończeniu obowiązywania umowy przez okres:
  − wskazany w przepisach szczególnych, w tym przez okres wymagany do dochodzenia roszczeń do momentu ich przedawnienia,
  − przechowywania wymagany przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa np. w zakresie prawa podatkowego,
  ➢ w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia, dane osobowe będą przetwarzane do czasu odwołania tej zgody lub ustania celu przetwarzania danych na jej podstawie.
• W celach wskazanych powyżej Pani\Pana dane osobowe mogą być udostępniane przez Administratora:
  ➢ podmiotom upoważnionym do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa,
  ➢ podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe, prawne, doradcze, informatyczne oraz podwykonawcom, podmiotom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe,
  ➢ podmiotom powiązanym z Administratorem, w szczególności Xcomp sp. z o.o.
• Pani\Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób oparty na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
• W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych na podstawie Rozporządzenia przysługuje Pani/Panu prawo do:
  ➢ uzyskania potwierdzenia czy Pani/ Pana dane są przetwarzane przez Administratora, a także prawo dostępu do Pani/Pana danych (art. 15 Rozporządzenia);
  ➢ sprostowania oraz uzupełnienia Pani/ Pana danych (art. 16 Rozporządzenia);
  ➢ żądania usunięcia Pani/ Pana danych (art. 17 Rozporządzenia);
  ➢ żądania ograniczenia przetwarzania Pani/ Pana danych (art. 18 Rozporządzenia);
  ➢ wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych (art. 21 ust. 1 Rozporządzenia);
  ➢ przenoszenia Pani/Pana danych;
  ➢ w przypadku, w którym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do jej cofnięcia, w dowolnym momencie, w formie, w jakiej została ona wyrażona, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  ➢ wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy istnieje podejrzenie, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
• Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
• Podanie danych osobowych przetwarzanych przez Administratora jest dobrowolne jednak niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do zawarcia lub wykonania umowy z Panią/Panem lub Pani/Pana pracodawcą/mocodawcą.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami co potwierdza nieprzerwanie funkcjonujący u Administratora od 2010 roku Zintegrowany System Zarządzania Jakością oraz Bezpieczeństwem Informacji potwierdzony stosownymi certyfikatami.

W imieniu Administratora
Inspektor Ochrony Danych

Kontakt:
Adrian Godlewski
Pełnomocnik Zarządu ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwem Informacji
e-mail: adrian.godlewski(at)xcomp.pl
tel. kom.: +48 601 872 088